Membuat Proposal yang OK!

Membuat proposal sebuah event adalah membuat penawaran ide dan gagasan yang terkonsep atau gambaran rinci tentang sebuah event yang akan diselenggarakan secara tertulis. Disinilah kita harus bisa menjual gagasan semenarik mungkin karena proposal adalah ujung tombak yang digunakan untuk presentasi dengan klien.
sebelum menyusun propsal alangkah baiknya kita membuat kerangka proposal event yang akan kita selenggarakan. Pembuatan kerangka proposal akan mempermudah penyusunan, baik redaksional maupun tatannanya, selain itu juga akan meminimalisir kesalahan atau kekurangan penginputan data yang diperlukan untuk dicantumkan dalam proposal kita.
Agar dapat menyediakan informasi yang memadai sesuai kebutuhan calon sponsor, sebuah proposal harus mengandung bagian-bagian beriku ini :
Gambaran Umum
Gambaran umum memberi gambaran mengenai organisasi kita dan manfaat yang dapat kita tawarkan kepada sponsor
Rincian event
Lembar informasi yang berisi daftar tanggal, jam, lokasi, proyeksi jumlah dan profil pengunjung, harga tiket, jumlah keanggotaan, dan sebagainya. Semuanya berkaitan dengan data kuantitatif, informasi yang disediakan disini bervariasi, tergantung pada jenis acara yang diselenggarakan.
Anggaran
Pada saat menyususn anggaran, buatlah serealistis mungkin. hindari kesan Mark Up yang berlebihan karena akan mencerminkan pribadi yang rakus. lebih baik realistis tapi manis, bukan?
Rencana Pemasaran
Rencana pemasaran untuk event yang telah kita susun dicantumkan pada bagian ini. Rencana tersebut menjelaskan bagaimana kita akan memasarkan event kita, nilai dari semua komponen pemasaran, media yang akan kita gunakan dan rencana publikasi
Desire
Proposal selayaknya bisa mengugah calon sponsor untuk segera memanggil kita dan membicarakan gagasan kita. Buat gagasan tersebut menjadi sebuah gagasan yang langka, baru dan unik. Tekankan pula bahwa gagasan tersebut harus segera diwujudkan, jika tidak gagasan tersebut akan diwujudkan oleh produk kompetitornya, dan akan rugi kalau tidak segera merealisasikannya.
Riset Pasar
Untuk mendapatkan sponsor, kita harus memiliki informasi menyeluruh mengenai pasar sasaran kita, paling tidak profilnya siapa mereka, tingkat pendidikan dan pendapatan mereka, dimana mereka tinggal dan sebagainya. Tentu ini diperoleh dari riset, jangan menggunakan istilah yang umum dalam menggambarkan pasar kita. Ini menunjukan bahwa kita tidak tahu siapa pasar kita yang sesungguhnya. Contoh istilah umum yang digunakan untuk menggambarkan pasar sasaran adalah seperti “pencinta seni”, “pengunjung mall” atau masyarakat umum dan sebagainya.
Paket Manfaat
Tampilkan semua manfaat yang ditawarkan kepada calon sponsor dengan mengambil daftar inventaris manfaat. Manfaat yang dicantumkan dalam daftar harus merupakan paket lengkap yang sesuai untuk suatu calon sponsor tertentu, tetapi jangan mencantumkan semua manfaat yang ada dalam daftar inventaris. Mengemas manfaat menjadi suatu paket yang customized untuk calon sponsor tertentu sangatlah penting. Gunakan tanda untuk masing-masing manfaat, untuk mempermudah pemahaman calon sponsor, kita juga dapat mengelompokan manfaat tersebut kedalam kategori yang telah ditetapkan dalam daftar inventaris manfaat.
Investasi
dalam bagian ini, kita harus merinci semua bentuk investasi yang dapat di kontribusikan oleh sponsor. Investasi tersebut dapat berbentuk uang tunai, jasa atau barang, dukungan promosi yang secara langsung menguntungkan EO kita. Dalam bagian ini kita harus memasukan batas tanggal pelunasan pembayaran berikut insentif yang kita tawarkan
Setelah calon sponsor yakin dengan gagasn kita, kita tinggal menunggu tindakan mereka. Biasa jadi dalam satu minggu kita diminta datang untuk melakukan brainstorming. Tetapi jika ternyata belum ada jawaban, tidak ada salahnya kita yang action terlebih dahulu menanyakan kepastian pada mereka. Ada siasat jitu agar proposal yang disampaikan dapat segera dibaca, antara lain dengan teknik pengiriman yang tepat, misalnya melalui email atau facsimile, ada kecenderungan bahwa surat yang dikirim melalui facsimile dianggap sangat penting dan mendesak. bisa juga dilakukan berupa paket yang bikin heboh? Semua memang mesti dicoba.